1. Nous envoyer impérativement votre demande de réservation par écrit.
2. Nous fournir un R.I.B. ainsi que la copie de votre fiche d’inscription à l’I.S.P.F, de votre patente ou de tout autre document précisant la nature de votre activité. Pour les associations, fournir statut, DRCL, JOPF.
3. Nous indiquer la configuration scénique retenue nous permettant d’éditer la convention d’occupation du site.
4. Signer, dater et parapher chaque page de ladite convention et nous en retourner deux exemplaires originaux.
5. Se rendre au siège de Heiva Nui muni de votre convention, verser des arrhes correspondant à 30 % du prix total de la redevance due dans les 5 jours, faute de quoi votre réservation sera considérée comme non avenue.
6. Obtenir l’autorisation d’organiser votre événement auprès de la Mairie de Papeete -, appuyé de l’accord de principe de la direction de Heiva Nui- en lui précisant les détails du programme de votre manifestation y compris la répétition dans le cas où vous en prévoyez.
7. Procéder au règlement global auprès de Heiva Nui deux semaines avant le démarrage de votre événement, faute de quoi votre réservation sera considérée comme non avenue.
8. Si votre événement demande des aménagements spécifiques, convoquer et obtenir l’accord favorable de la Commission de Sécurité territoriale pour avant l’ouverture au public. Nous informer de la date d’intervention de la commission.
9. Prendre à votre charge les frais de vérification des installations spécifiques à votre événement par un bureau de contrôle
10. Nous fournir dès que possible un plan d’implantation détaillé de votre événement, une liste détaillée de vos besoins techniques et logistiques, les dates d’utilisation du site (pose de banderoles, mise à disposition du guichet…)
11. Vous rapprocher de la SPACEM en cas d’animation musicale.
12. Nous communiquer copie de votre assurance en responsabilité civile et spécifique à l’évènement que vous programmez sur To’a ta.